Autora: Elizeth Ortega Enríquez.
RESUMEN
Un evento empresarial, una reunión familiar o una muestra comercial tienen algo en común: requieren una organización previa. Su organización implica diversos elementos que deben ser considerados: tiempo, lugar, costo, cantidad de personas, etcétera. Este artículo tiene como objetivo identificar la complejidad de la organización de eventos.
PALABRAS CLAVE: Evento, compra, organización, contratación, servicios.
INTRODUCCIÓN
La organización de eventos cada día tiene mayor auge, con gran demanda de profesionales, expertos, que auxilien en la organización de los eventos sociales: bodas, despedidas, aniversarios, cumpleaños, entre otros.
Los eventos, reuniones, congresos o cualquier tipo de celebración, implica cierto grado de rigurosidad en su organización. No obstante, por ejemplo, las celebraciones más sencillas pueden tomar tanto tiempo en su preparación como lo puede suponer un congreso internacional. No se debe malinterpretar, todas las celebraciones son importantes pero su desarrollo no es semejante, en gran medida por su tipología. Sin embargo, ya sea una fiesta de cumpleaños o un congreso internacional, supondrá un recuerdo extraordinario, es decir:
Las ceremonias son celebraciones de los valores y suposiciones básicas de una organización. Ellas celebran la realización de los héroes y la derrota de las amenazas de la cultura organizacional. Las ceremonias despliegan la cultura y son; de alguna manera, experiencias extraordinarias que comúnmente son recordadas vívidamente por los empleados, o metafóricamente hablando: las ceremonias son a la organización lo que el guión es a las películas. Las ceremonias y las celebraciones dan significado a los eventos organizacionales (Contreras, Díaz y Hernández, 2012).
Su importancia
Al remontarse en la historia, “Thomas Cook tiene la reputación de ser el primer agente de viaje que en 1841 alquiló un tren para llevar 540 personas a una convención antialcohólica; organizó el viaje al precio de un chelín por viajero en la trayectoria de ida y vuelta de Leicester a Loughborough” (Maure, 2007).
Con el paso del tiempo y con cada evento transcurrido, se observa que la organización de eventos toma mayor relevancia en nuestra vida, como se evidencia en la tabla 1.
Tabla 1. Tipología de eventos
Fuente: Maude (2007).
¿Qué es lo que realmente compra el cliente?
Los eventos no son lo que el cliente compra: él compra toda una experiencia, acompañamiento, consejo, guía, emociones en todo momento. De ahí la importancia por comprender las características de todos los elementos necesarios para la adecuada organización de eventos, pues sólo así se podrá ofrecer al cliente la experiencia integral que espera al contratar a quien le realice el evento.
DESARROLLO
En México, existen gran cantidad de celebraciones, se festeja prácticamente todo, existen funerales donde la música y la comida no pueden faltar, como en las festividades de los días santos o del día de muertos.
Y si somos tan festivos y organizados, ¿por qué contratar servicios especiales?
Una respuesta lógica es la falta de tiempo; este factor ha beneficiado el mercado de la organización de eventos. Hoy se tienen más recursos económicos para invertir en eventos, pero poco tiempo para la revisión de propuestas, presupuestos, organización y atención del propio evento (Musumeci, 2010). Por lo que los organizadores de eventos deben cumplir el objetivo del cliente: ¡Que su evento sea perfecto y único!
Así, se deben cumplir todas las etapas de un evento organizado: seguir los pasos correspondientes para tener control y administración oportuna del evento. Como en el siguiente diagrama:
Figura 1. Etapas administrativas de un evento.
¿Qué hacer con la competencia?
Aprender las buenas prácticas, con la finalidad de mejorar el servicio y especializarse (Sánchez, 2000) a pesar del mundo globalizado, hay que especializarse. Pues frases como “Hacemos todo tipo de eventos” hacen inferir que no se brinda algo diferente a lo que ofrece la competencia. Pero ser expertos en bodas o despedidas permite buscar las tendencias del área, permite que el cliente nos ubique como expertos en determinado tipo de evento. Por ejemplo, cuando consultamos a un médico y este detecta algo en particular, nos envía con el especialista que podrá ofrecernos lo que necesitamos y no nos trata sobre enfermedades en las que no tiene la máxima experiencia.
Figura 2. Evento empresarial.
¿Qué se debe visualizar como organizadores?
No se debe olvidar que el evento es muy importante en la vida (del cliente), que todos los eventos son diferentes, y que se deben respetar los gustos y las experiencias que se desean. Por ello, se debe tener claro que la mejor forma de atender necesidades específicas es asegurar que nada hace falta (Blanco, 2000).
Se debe hacer un recorrido en la organización, verificar todo. Y si la recomendación de boca en boca fue lo que atrajo a un cliente, es vital ofrecer lo mejor y que él mismo pueda hablar en el futuro del trabajo realizado. Con base en lo anterior, se establecen los siguientes criterios a cubrir para el cliente que solicita un evento:
Figura 3. Criterios dinámicos para determinación de eventos.
• Primera entrevista: La primera entrevista es fundamental, ¡hagamos clic con el futuro cliente!
• Lugar: Elijamos algún lugar cómodo para ambas partes, pudiendo ser una cafetería, nuestra oficina, o algún lugar que proponga el cliente.
• Escucha activa: Escuchemos atentamente qué desea, cómo lo desea, y cuál es el objetivo de su evento. Hay quienes hacen hincapié sobre los alimentos, la música, el servicio, los detalles; hay quienes comentan que el objetivo es la convivencia, antes de cualquier detalle.
• Expectativas: Debemos saber qué esperan de nosotros, qué tipo de acompañamiento necesitan. Hay que transmitirle al cliente la confianza de que su evento está en buenas manos, que nosotros somos los expertos que lo auxiliarán. Una vez convencidos de que somos la mejor opción para ellos, llevémoslo de la mano.
Preguntas clave.
Se debe profundizar en el conocimiento del cliente. Para lo cual deberemos realizar algunas preguntas (Fuente, 2005): ¿motivo de la celebración?, ¿fecha?, ¿lugar?, ¿hora?, ¿cantidad de personas?, ¿menú?, ¿concepto del evento? y ¿tipo de música?
Hay empresas que antes de estas preguntas indagan respecto al presupuesto destinado al evento: un punto de partida para decidir qué se puede ofrecer. No obstante, preguntar sobre el presupuesto inicialmente puede ser, incluso, agresivo hacia el cliente, pues el evento se valoriza en términos económicos y no en términos de experiencia (Galmés, 2010). Por ello se sugiere que en la entrevista inicial se planteen costos generales como punto de partida y el cliente podrá guiar con sus respuestas.
¿Nos vamos?
Si bien ya establecimos la confianza entre cliente y organizador, esta confianza se reafirmará con el contrato donde claramente se plasme el alcance del evento con todas sus especificaciones sobre monto total, anticipos, cancelaciones, contingencias, etcétera (Alvarado, 2011).
CONCLUSIONES
Al organizar eventos se debe tener un amplio catálogo de proveedores que logren cumplir con las diversas peticiones de los clientes: de invitaciones, mobiliario y equipo, salones, música, alimentos y bebidas, souvenir, servicio de meseros, valet parking, anfitriones, animación, traductores, vestidos de noche, hoteles, renta de autos, pastelerías, etcétera. Entre mejor sea el catálogo del organizador, mejores posibilidades se le ofrecerán al cliente. ¡De todos los precios, pero nunca sacrificando la calidad!
BIBLIOGRAFÍA
Alvarado, M. T. O. (2011). Protocolo y organización de eventos. Editorial UOC.
Blanco, P. H. (2000). Gestión y organización de congresos: operativa, protocolo y ceremonial. Síntesis.
Contreras, C., Díaz, B. y Hernández, E. (2012). Multiculturalidad: Su análisis y perspectivas a la luz de sus actores, clima y cultura organizacional prevalecientes en un mundo globalizado. Enciclopedia virtual Eumed.net, p. 70.
Fuente Lafuente, C. (2005). Manual práctico para la organización de eventos. Madrid: Ediciones Protocolo.
Galmés, M. A. (2010). La organización de eventos como herramientas de comunicación de marketing. Modelo integrado y experiencial. (Tesis inédita de doctorado). Facultad de Ciencias de la Comunicación, Universidad de Málaga.
Musumecci, G. I. y Bonina, A. (2005). Cómo organizar eventos. Valletta Ediciones
Sánchez, R. J. (2000). Organización de eventos: problemas e imprevistos. Soluciones y sugerencias. Ugerman Editor.
Figura 2: http://premiumincoming.com/noticias/wp-content/uploads/2014/07/org_event_empr.gif
