Autor: Jesús Alejandro Zapata Espiricueta.
Resumen
El presente artículo pretende analizar los factores para fomentar la capacitación básica en ofimática. Para ello se aplicó un instrumento de diagnóstico para identificar los factores que merman las prácticas a través de la percepción del colaborador, ya que cada indicador que se incluyó en el trabajo de investigación sirve de parámetro para enfrentar y canalizar toda dificultad que se presente.
Palabras clave: Capacitación, ofimática, organizaciones, salud.
Introducción
Con los crecientes cambios en la sociedad tanto económicos como en los sistemas de salud e informática, las organizaciones no están exentas de tener modificaciones derivadas de la tecnología, pues ésta ejerce cierta presión para que se adapten y modernicen las compañías, sus empleados y usuarios.
Se cree que el recurso humano es el más importante en una empresa u organización, dado que toda actividad o función realizada en la compañía requiere del factor humano. Pero actualmente la intervención del personal con el apoyo en las nuevas tecnologías aportan a la organización mayores y mejores resultados, en cuanto a productividad, satisfacción, atención, etc. (Porret Gelabert, 2008).
El uso de la computadora en las organizaciones ya es una necesidad pues facilita el trabajo, lo simplifica y agiliza el acceso a la información. Ya hay múltiples actividades que se realizan en menos tiempo y con más efectividad de resultados y beneficios para la organización (UNESCO, 2008).
No hay objetivo o meta a la que se llegue sin tener las herramientas y la capacitación necesarias. Es lo que Chiavenato (2007) define como: “el proceso educativo de corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, por medio del cual las personas adquieren conocimientos, desarrollan habilidades y competencias en función de objetivos definidos”.
El crecimiento de las organizaciones requiere que la información sea tratada y trabajada de manera automática. Esto ha representado un problema que la aparición de la ofimática ha disminuido. La ofimática es para Plasencia López (2006): “Todo lo relacionado con la organización de flujos de trabajo en oficinas, despachos, etc. Y el respectivo apoyo a estos procesos mediante el ordenador”.
El objetivo del presente artículo es analizar, bajo la perspectiva del empleado, las dificultades de capacitación, continuidad del trabajo, cumplimiento del trabajador, motivación y su conocimiento en ofimática, que permitirá emitir una crítica de construcción y mejora que puedan ser aplicadas por el capital humano en su trabajo.
Desarrollo
En las Organizaciones de Salud es fundamental contar con la contribución de los colaboradores para el progreso de las mismas, lo que permite lograr con éxito los objetivos establecidos.
Capacitación
Saber administrar de manera correcta al capital humano permitirá a las organizaciones lograr sus objetivos. Por lo cual es necesario conocer las definiciones de capacitación, desarrollo y entrenamiento, para tener claro el enfoque de esta investigación a continuación se definen estos términos:
La capacitación “es una actividad que debe ser sistémica, planeada, continua y permanente que tiene el objetivo de proporcionar el conocimiento necesario y desarrollar las habilidades (aptitudes y actitudes) necesarias para que las personas que ocupan un puesto en las organizaciones, puedan desarrollar sus funciones y cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y efectiva, esto es, en tiempo y en forma” (García López, 2014).
El desarrollo “se refiere a los conocimientos que se le proporcionan al trabajador con el propósito de prepararlo para responsabilidades futuras, es decir, se tiene detectado que la persona tiene potencial para ocupar mejores puestos, o puestos con mayores niveles de responsabilidades, de tal forma que se capacita a esta persona con el objetivo claro de prepararlo para promociones futuras” (García López, 2014).
El entrenamiento “es la puesta en práctica de los conocimientos adquiridos en las sesiones de capacitación, con el propósito de adquirir o desarrollar habilidades psicomotrices en los trabajadores para desarrollar mejor su trabajo” (García López, 2014).
La capacitación, entonces, debe ser parte de la planeación y el Departamento de Recursos Humanos deberá considerarla una necesidad más para que el trabajador pueda desempeñar sus labores de manera adecuada y en total apego con la capacitación recibida.
Ofimática
La ofimática surge con la finalidad de mecanizar las actividades monótonas y costosas del trabajo de oficina. A partir de ello surgieron las primeras máquinas de escribir y calculadoras. En la actualidad y como resultado del avance de la tecnología, este concepto ha evolucionado gracias a la presencia de los ordenadores personales en las organizaciones (Arriola Navarrete, 2006).
Según Desongles et al. (2006): “La aparición de los ordenadores personales, ha contribuido a facilitar la automatización de diversas tareas de oficina como el proceso de textos, hojas de cálculo, bases de datos, etc.”.
La palabra ofimática es un acrónimo formado por las palabras oficina e informática e implica la mecanización de oficinas y de los trabajos que se llevan a cabo ahí, por lo que su ámbito de aplicación es muy amplio. Estas herramientas están dirigidas al personal con pocos conocimientos en informática y su aprendizaje es más rápido por identificarse funciones distintivas de la gestión de una oficina (Granados, 2014).
Una de las novedades de la ofimática es la integración de herramientas u objetos que permiten la mejora de las actividades de oficina mediante el equipo de cómputo y la tecnología que utiliza el software para una mejor presentación de los trabajos.
Organizaciones de Salud
En México actualmente tanto en la organización, la administración y el gobierno federal existen secretarías o instituciones que regulan y trabajan en las áreas de salud, desarrollo social, seguridad, medio ambiente, economía, trabajo, educación, comunicaciones y transportes, etc. Estas problemáticas se encuentran segmentadas y clasificadas según la actividad que desarrollen y están reguladas por una Secretaría que respalda y da informe del trabajo realizado.
“Las organizaciones son grupos de individuos enlazados por alguna identificación común hacia ciertos objetivos y los temas importantes a analizar son sus estructuras de gobierno, sus capacidades y sus formas de aprender” (Soria Romo, 2008).
Quien provee los servicios de salud y atención médica a los mexicanos es la Secretaría de Salud, de ella se desprenden instituciones como el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (ISSSTE) y recientemente el Seguro Popular, en el ámbito privado existen diversos nosocomios que brindan el servicio de salud.
Material y método
Para poder realizar la presente investigación desde la perspectiva del colaborador fue necesario aplicar un instrumento de diagnóstico llamado encuesta, al cual Pérez Rodríguez y García-Arista (2009) definen como: el “Conjunto de preguntas tipificadas dirigidas a una muestra representativa, para averiguar estados de opinión o diversas cuestiones de hecho”. Esta encuesta consiste de 17 preguntas de las cuales sólo se seleccionaron 6 para evaluar los siguientes indicadores: capacitación, planeación del trabajo, cumplimiento del trabajador, continuidad del trabajo, motivación y conocimiento en ofimática.
La encuesta se aplicó de manera aleatoria a 105 empleados, entre los que se encontraban personal administrativo, médico, de enfermería y farmacia. El método fue empírico para descubrir hechos y datos que permitan responder las preguntas de la investigación y describir los factores que merman las prácticas de capacitación en ofimática dentro de las Organizaciones de Salud. Según los resultados obtenidos se presentan las siguientes gráficas:
Capacitación
Para Durán (2011): “la capacitación ayuda a los empleados a realizar su trabajo actual y los beneficios de ésta pueden prolongarse a toda su vida laboral o profesional de la persona y pueden ayudar a desarrollar a la misma para responsabilidades futuras”.
Gráfica 1. Fui capacitado previamente para realizar mi trabajo.
Los datos obtenidos demuestran que la capacitación no fue otorgada previamente pues sólo 42 trabajadores de 105 encuestados dicen haber recibido capacitación previa a desempeñar sus funciones.
Planeación del trabajo
Según Nieves Cruz (2006): “una estrategia, es un plan unificado, comprensible e integral, elaborado para afirmar que los objetivos básicos de la empresa sean alcanzados”.
Gráfica 2. Trabajo mediante un plan o estrategia.
Trabajar bajo un proceso o plan permite al trabajador entregar su trabajo con la mínima cantidad de errores, en este caso 77 empleados no laboran bajo ninguna guía o plan.
Cumplimiento del trabajador
Hablar del cumplimiento de una persona es subjetivo, por lo que es el jefe inmediato quien determina si el trabajador cumple con este apartado, de ahí que se pidiera el apoyo del departamento de estadística y este informó que de 105 capturas efectuadas en el mes sólo 41 cumplen con los requisitos de la plataforma a nivel central.
Gráfica 3. Cumplo con lo que se me pide.
Continuidad del trabajo
“Para poder realizar un seguimiento laboral efectivo de los empleados, lo primero que tenemos que saber es qué hacen, cómo lo hacen y cuánto tiempo demanda cada una de sus tareas” (Durán, 2011).
Gráfica 4. Se da seguimiento a mi trabajo.
Es deber de todo jefe o responsable de área dar la debida continuidad al trabajo de las personas a su cargo, sólo 47 empleados dicen haber tenido un seguimiento de este tipo por parte de su superior.
Motivación
González García (2006) indica que: “Aparte de las capacidades y conocimientos que posea el sujeto, la realización de la tarea también lleva implícita una serie de factores derivados de la motivación, tales como, intencionalidad, interés, voluntad, aprendizaje, etc.”.
Gráfica 5. Mis superiores fomentan mi desarrollo como profesional.
Promover que el trabajador aprenda brindará a la organización mejores resultados en la productividad y la eficiencia, en este sentido, 69 trabajadores dicen no ser motivados por el jefe para su crecimiento como profesionales.
Conocimiento en ofimática
“El ámbito de aplicación de las herramientas ofimáticas es muy amplio y su objetivo es cubrir las necesidades de la oficina en cualquier organización” (Rosales, 2012).
Gráfica 6. Conozco y hago uso de la ofimática (automatización de tareas en la oficina).
El uso de la ofimática varía entre las personas pero actualmente permite agilizar la manipulación del equipo de cómputo básico de una oficina sin inversiones de tiempo o conocimientos técnicos muy especializados. Ya sólo se requiere querer aprender, aunque siempre hay gente con más facilidad de aprendizaje que la ofimática potencia en todos los trabajadores de una oficina y no sólo en los más capaces.
Conclusiones
Después de realizar la presente investigación y aplicar los instrumentos de diagnóstico para analizar y determinar las necesidades y dificultades de la capacitación en ofimática en las Organizaciones de Salud, se puede afirmar que los problemas de capacitación o su ausencia son evidentes además de la falta de identificación de las labores de los trabajadores en sus espacios de trabajo.
Al interpretar los datos obtenidos se observó que dada la nula capacitación previa al desempeñar el puesto no se motiva al personal a seguirse preparando, tampoco se realiza el adecuado seguimiento al trabajo de los subordinados ni se trabaja bajo un plan o estrategia, lo que genera resultados poco óptimos en el trabajo y estos trabajos no suelen estar apoyados en el uso de una computadora, lo que facilitaría, mejoraría y agilizaría muchos procesos en las Organizaciones de Salud.
Bibliografía
Arriola Navarrete, O. (2006). Evaluación de Bibliotecas. México: Biblioteca Alfagrama.
Chiavenato, I. (2007). Administración de Recursos Humanos. México: McGraw-Hill.
Desongles Corrales, J., Ponce Cifredo, E., Garzón Villar, M. y Sampalo de la Torre, M. (2006). Técnicos de Soporte Informático de la Comunidad de Castillo y León. Madrid: Mad.
Durán, L. (2011). Recursos Humanos. Maiker Blogspot. Recuperado de http://maiker-maiker.blogspot.mx/
García López, J. (2014). El Proceso de Capacitación, sus Etapas e Implementación para mejorar el Desempeño del Recurso Humano en las Organizaciones. Contribuciones a la Economía, (2011-12).
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