Autor: José Salvador Ostiguín Adame.
RESUMEN
En este artículo se presentan reflexiones acerca de los aspectos que rodean a la Administración y a las finanzas de las empresas y cómo afectan la cartera y su recuperación los estados de cuentas de las primeras. Lo analizado en el trabajo contribuye a comprender por qué la Administración se debe ocupar en las organizaciones tanto de los recursos materiales y financieros como de los humanos, ya que son estos últimos los que garantizan que bajo climas favorables se puedan trazar acciones para recuperar la cartera de las empresas.
PALABRAS CLAVE: Administración, finanzas, recuperación, cartera, tesorería, cultura, financiera.
INTRODUCCIÓN
Administración es una palabra a la cual recurrimos al hablar del manejo de negocios, y cuyo significado es tan extenso y ambiguo que en ocasiones cuesta trabajo poder definir en frases sencillas su verdadero significado, por lo cual es necesario plasmar una definición actualizada y que cubra todos los ángulos. Así, “Se entiende por Administración la integración y coordinación adecuada de los recursos humanos, financieros y materiales de una organización con la finalidad de alcanzar los objetivos establecidos” (Eyssautier de la Mora, 2010).
Según Reyes (1992), “la administración es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de coordinar un organismo social, es la técnica de la coordinación”.
De acuerdo con Fernández (1991), “la administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura formal a través del esfuerzo humano”.
Para Laris (1997), la Administración científica es prevenir y planear antes de enfrentarse con los problemas. Señala también que cuando un grupo de personas se reúnen para alcanzar un objetivo común y que si este se logra rápidamente y con el menor gasto, está en relación directa con lo adecuado de la gestión directiva.
La Administración no puede ser entendida sin la figura del Administrador, también llamado Gerente, que es aquella persona que mediante experiencia, conocimientos y valores, planea, organiza, dirige, controla y coordina todas las actividades de la organización, con el único propósito de conseguir los objetivos previamente acordados de la misma (Eyssautier de la Mora, 2010).
Al igual que la Administración, las finanzas son un aspecto básico que no puede dejarse de lado. Estas últimas son una rama de la Economía mediante la cual se estudia la obtención y aplicación por parte de la organización, de los fondos de que dispone para llevar a cabo los objetivos organizacionales y los criterios para utilizar los activos que se tienen.
En resumen, las finanzas implican las decisiones que se toman concernientes al manejo del dinero o flujos de efectivo. Dichas decisiones tienen que ver con las formas de recaudar el dinero y cómo se utilizará (Beslley y Brigham, 2008).
Es inherente a las finanzas la gestión económica-financiera, mediante esto la empresa tiene como objetivos primordiales el elegir de la manera más eficiente sus posibles proyectos de inversión, así como determinar los beneficios que dichos proyectos traerán en el futuro. La organización también pretenderá saber su capacidad crediticia y cómo se financiará para obtener sus activos, la solvencia a corto y largo plazo, los porcentajes de rotación de los circulantes, así como sus márgenes, rendimiento y eficacia (Massons, 2008).
DESARROLLO
La Administración financiera es importante para todas las empresas tanto públicas como privadas, ya sea que manejen flujos de efectivo o que produzcan y ofrezcan bienes y servicios financieros. Es fundamental porque básicamente se refiere a las decisiones que se deben tomar acerca del manejo y la obtención del dinero o flujo de efectivo y obviamente no hay empresa que funcione sin estos rubros, de aquí la necesidad imperante de contar con una administración financiera fuerte y sólida (Beslley y Brigham, 2008).
Aquellas decisiones enfocadas a obtener y administrar activos siempre están ligadas a un fin ya preestablecido, por lo que las que corresponden a los administradores financieros “pueden ser de tres áreas principales: las decisiones sobre la inversión, las de financiamiento y las de administración de los activos” (Van Horne y Wachowicz, 2002).
Se debe tener siempre presente que la Administración financiera no es una disciplina que se pueda desligar de la Administración de Empresas sino que por el contrario hace uso de muchas áreas y campos de estudio, tales como el manejo de los Recursos Humanos, la Contabilidad y la Economía, por citar algunos ejemplos (Moyer, McGuigan y Kretlow, 2004).
Administración de la Tesorería
Cuando se habla de tesorería de la empresa, se refiere al área en la que se planean, se coordinan y se llevan a cabo todas las acciones relacionadas con operaciones monetarias, tales como pagos a proveedores, la cobranza que deriva de la actividad que realiza la empresa, los movimientos de caja y los movimientos bancarios, debido a estas funciones la tesorería es considerada el corazón de toda organización, sea cual sea el tipo de empresa de la que se trate, bombeando constantemente la liquidez y tomando decisiones que tienen un impacto directo e irreversible en la cuenta de resultados (Olsina, 2009).
“La función del tesorero exige disponer y administrar los fondo necesarios y en las mejores condiciones posibles a fin de asegurar la liquidez y la continuidad de la empresa y tener así garantías de seguir funcionando en el futuro” (Olsina, 2009).
Actualmente la Administración de la tesorería debe evaluar y prever eventos que anteriormente no se tomaban en cuenta, para poder continuar con las operaciones y permitir el crecimiento del negocio, se deben de considerar factores internos y externos, siendo los segundos los más importantes en la actualidad.
En el pasado las previsiones de la tesorería no se tomaban con tanta seriedad ya que las variaciones en el panorama no exigían que se planeara a medio y largo plazo, ahora se exige que se planee cuando menos a 12 meses, convirtiéndose esto en uno de los mayores desafíos de trabajo de los tesoreros (Prieto, 2011).
Como se mencionó antes, la Administración de la tesorería debe valorar factores internos como la negociación de las condiciones de cobro a los clientes y/o el pago a proveedores, la política de los descuentos que se aplican en prontos pagos para mejorar el circulante y la recuperación de la cartera, así como factores externos como las fluctuaciones en el tipo de cambio, el aumento en los costos de las materias primas, el riesgo del país con el que se negocia y todos aquellos cambios regulatorios, como leyes o nuevos reglamentos; todo esto con el fin de reducir la incertidumbre financiera (Prieto, 2011).
Si se compara a la empresa con el cuerpo humano, la tesorería representaría el oxígeno que es necesario tener en cantidad suficiente para que circule correctamente, de aquí la importancia de la previsión de la tesorería ya que la falta de liquidez es el preludio a la quiebra de una organización.
Aunque parezca paradójico, una organización puede seguir operando aun estando en quiebra, siempre y cuando cuente con una tesorería que provea una liquidez suficiente que permita hacer frente a las obligaciones inmediatas. Por lo tanto se puede concluir que las empresas no mueren como consecuencia de las pérdidas sino por la falta de liquidez (Dominguez y Manzano, 2012).
Gestión de las cuentas por cobrar y por pagar
Diversas cuentas conforman este rubro y al igual que otros activos, las cuentas por cobrar forman parte de los recursos económicos de los que puede disponer una organización, sólo que a futuro. Estas cuentas forman parte del activo circulante y las principales que la conforman son las siguientes: clientes, documentos por cobrar, funcionarios y empleados, así como deudores diversos (Guajardo y Andrade, 2008).
Así mismo existen otras cuentas por cobrar, entre las cuales se incluyen los intereses por cobrar, rentas pendientes de cobro, el IVA acreditable o dividendos por cobrar, entre otras partidas.
De las cuentas anteriormente mencionadas las más conocidas e importantes son las de clientes y documentos por cobrar debido al constante movimiento y operación de éstas, regularmente las ventas a crédito son parte fundamental de la operación de la organización, en cuyo caso se tienen que administrar con gran atención los rubros de clientes y de ventas o cuentas por cobrar, así como los cobros de las mismas con el fin de evitar quedarse sin efectivo (Guajardo y Andrade, 2008).
Es normal que las empresas que venden o prestan servicios a crédito tengan clientes que no pueden cubrir su deuda, este tipo de cuentas se denominan incobrables, son clasificadas dentro del rubro de los gastos por incobrabilidad que se incluyen en el estado de resultados como gastos de operación.
En general, es difícil determinar quiénes serán nuestros clientes que no podrán cubrir su deuda, por lo que es necesario estimar las cuentas que al paso del tiempo serán incobrables, por lo regular esto se hace mediante un porcentaje que se aplicará al total de ventas netas a crédito.
Las empresas con demasiados clientes optan por esperar la confirmación de la incobrabilidad para cancelar a los clientes, haciendo un cargo a la cuenta de gastos por cuentas incobrables y abonando a los clientes el importe adeudado (Guajardo, 2007).
Las cuentas por pagar representan dentro de la empresa métodos y formas de financiamiento de los cuales se vale la organización, mientras mayor tiempo se pueda retrasar el recurso destinado a cubrir estos rubros, más se podrán usar estos fondos para otros fines.
El objetivo de la organización es aprovechar al máximo el tiempo de crédito con que se cuenta, sin dañar la calificación de crédito, lo cual significa que si se pacta una compra a 60 días, esta debe ser cubierta en el día 60. Sin embargo, las empresas deben de acordar préstamos a corto plazo con lo que se equilibran los flujos de efectivo. Conforme las ventas aumenten, las cuentas por pagar se incrementarán (Lawrence, 2003).
Dentro de la operación de la organización se cuenta con varios medios de financiamiento a corto plazo, como los créditos bancarios, los papeles comerciales, las líneas de crédito, el financiamiento a través de inventarios, el crédito comercial. El crédito comercial que está representado en el rubro de cuentas por pagar, que abarca todo el dinero que una persona u organización debe a sus proveedores por la obtención de mercancías a crédito, es el principal método de financiamiento con el que cuentan las pequeñas y medianas empresas (Zapata, 2008).
En la mayoría de las empresas todas las compras son a crédito o eso se pretende para beneficiarse de un “préstamo” sin intereses y poder tener una mayor liquidez en la organización. Al realizar compras a crédito se contrae la obligación de pagar en cierto plazo, dichas obligaciones no sólo se refieren a compras a crédito, también a otros gastos como la obtención de préstamos (Guajardo y Andrade, 2008).
Procedimientos para la recuperación de cartera en las empresas
La cartera vigente en una empresa está conformada por todos los clientes que le deben a la organización que se encuentran al corriente con sus obligaciones de pago, mientras que la cartera vencida generalmente se califica de acuerdo a la sensibilidad del retraso que puede ir desde poco riesgosa, hasta incobrable.
La calidad de la cartera determina en qué grado se cumple con la recaudación de la misma o qué tanto rezago hay en proporción al total de la cartera de crédito.
Para analizar de una forma más precisa la calidad de la cartera, se divide en ponderada según su antigüedad entre la cartera bruta, lo que arrojará un porcentaje y permite ser mucho más atinados, debido a su análisis ponderado en la antigüedad (Estupiñan, 2006).
La cartera vencida “se define de acuerdo al Fondo Monetario Internacional (FMI) como aquellos créditos cuyos pagos de interés y/o capital se encuentran atrasados por un período de 90 días o más; los pagos por intereses de los últimos 90 días que se encuentran capitalizados, refinanciados o retrasados por acuerdo; o los pagos que se encuentran a menos de 90 días atrasados, pero existen buenas razones, como declaración de quiebra del deudor, para dudar que ellos se efectúen en su totalidad” (Bloem y Freeman, 2005).
Para la organización es muy importante el incrementar sus dividendos, estimulando las ventas, lo cual se logra extendiendo crédito a los clientes, lo cual representa la decisión de inversión en un activo circulante como lo son las cuentas por cobrar, pero se debe de contar con políticas óptimas analizando el costo beneficio de dichas operaciones, ya que una política liberal de crédito, frecuentemente genera gastos mayores por cartera vencida, dada la posibilidad de que varios de nuestros clientes incumplan con sus obligaciones de pagos, acarreando costos y pérdidas (Charles, McGuigan y Kretlow, 2005).
Dado lo común que resulta el contar con cartera vencida, las empresas se preparan mediante procedimientos de cobranza, métodos mediante los cuales una compañía pretende recuperar la cartera vencida que se ha generado.
Existen métodos comúnmente usados, como:
• Enviar avisos o cartas cuyo fin es informar al cliente el vencimiento de su deuda, misma que se solicita sea liquidada.
• Hacer llamadas telefónicas.
• Visitas al domicilio intentando recuperar el pago.
• La contratación de agencias especializadas en cobranza.
• Las acciones legales contra el cliente (Charles, McGuigan y Kretlow, 2005).
El procedimiento de cobranza por la vía legal se lleva a cabo cuando se han agotado todos los procedimientos y métodos con los que se pretendía recuperar el adeudo, es entonces cuando se comparece ante juzgados para realizar procedimientos jurídicos confiscatorios (Pimentel, 1993).
A pesar de que el objetivo de los métodos de cobranza es acelerar el cobro de los pagos vencidos, se deben cuidar las técnicas de cobranza, ya que un método demasiado agresivo puede ocasionar conflicto con clientes normalmente solventes, y que debido a alguna situación mayor no hayan liquidado a tiempo su deuda. Un método sumamente agresivo puede mermar las ventas y las utilidades.
La amistad cliente-vendedor no se debe permitir porque puede incurrir en falta de profesionalismo en el otorgamiento de créditos.
Recordar al deudor en tiempo sobre el vencimiento de sus obligaciones es comúnmente un método efectivo para mantener al corriente las cuentas (Longenecker, Moore y William, 2008).
Las políticas de cobranza no se pueden diseñar a la ligera, se deben hacer análisis minuciosos sobre los vencimientos, cuántos clientes tienen atraso de quince días, cuántos de 30, etcétera, con lo que podamos determinar el grado de presión con el que se debe de atacar a ese cliente. Además se debe de tomar en cuenta a la competencia, las condiciones del mercado y la economía, así como nuestro tipo de clientes (Haime, 2009).
El cliente siempre tiene la razón, siempre y cuando esté al corriente en sus pagos, ya que los morosos se valen de teatros y poses armadas sólo para no cumplir con su obligación.
Frecuentemente no se hace efectiva la cobranza porque es muy común la vergüenza de cobrar, es verdad que es una tarea difícil, pero hay que sobreponerse o ver en serios problemas a la empresa. Un aspecto vital es evitar ser amedrentados por clientes que arman escándalos y maltratan al cobrador con el afán de no pagar (Molina, 2005).
Un deudor moroso pagará su adeudo a quien le cobre sin vergüenza y con mayor insistencia, sin dejar de lado la correcta educación y sólo amenazándolo en casos extremos. Es normal que un cliente pague su adeudo a quien le cobre de manera firme a aquel que es demasiado suave (Molina, 2005).
El no contar con sistemas formales de recuperación de cartera vencida afecta la eficiencia y eficacia con que ésta se realiza y promueve la improvisación, la falta de control y una nula sistematización de los pasos a seguir, con lo que cada persona involucrada actuará según su criterio sin seguir ninguna línea establecida.
Las políticas de cobro deben de ser claras, fijadas siempre por escrito y distribuidas a todo el personal involucrado. Básicamente existen tres políticas de cobro (Brachfeld, 2012):
• Políticas normales: en donde se utiliza una política media, ni se premia al deudor ni se esfuerza en demasía por conservar al cliente.
• Políticas duras: que tienen por objetivo la recuperación de la cartera vencida y donde la conservación del cliente es un objetivo secundario debido a la presión que ejerce la empresa con el fin de recuperar el impago. En estas políticas se lleva todo hasta sus últimas consecuencias incluyendo el ejercicio legal.
• Políticas tolerantes: por el contrario de las políticas duras, aquí el objetivo principal es conservar al cliente, recuperar la cartera vencida se convierte en el objetivo secundario, en donde la organización, antes que perder al cliente, opta por asumir las pérdidas que estos impagos generen. Se requiere de grandes márgenes de utilidad para soportar esta política.
La prevención de la cartera vencida y con ello de las cuentas incobrables comienza antes de realizar la venta, es importante para la empresa contar con modelos que le permitan evaluar el tipo de cliente que tiene y con ello el crédito que le puede otorgar, esto se logra recabando información del solicitante como los estados financieros que el cliente presenta, las organizaciones que emiten informes de crédito, los bancos, las experiencias previas del cliente. Analizando esta información podremos determinar la solvencia del cliente y decidir la línea de crédito a otorgar y el monto (Charles, McGuigan y Kretlow, 2005).
Cultura financiera en México
A pesar de la difícil situación económica y de las crisis recurrentes, 74% de las personas en México carecen de educación financiera, aseguró un estudio de la Empresa de Consultoría TNS Research International (2010).
“La mayoría de las personas no sabe cómo evaluar o no puede deducir correctamente riesgos financieros, ni menores (lotería) ni mayores (inversiones). Esto es un problema a nivel mundial acentuado en algunos países”, detalla el Informe de la consultora (CNN Expansion, 2010).
Ante un imprevisto monetario o crisis financiera, 53% de los Mexicanos recurriría a préstamos, ya sea con familia, amigos o instituciones crediticias, mientras en países como Portugal sólo lo haría 25%, ya que el porcentaje restante utilizaría sus ahorros destinados para esos casos. En México, de los entrevistados, 54% admitieron que la cultura financiera no formó nunca parte de su educación básica (CNN Expansion, 2010).
En los últimos años el uso de las tarjetas de crédito y otros medios de pago electrónicos en México se ha visto directamente relacionado con la tenencia de cada hogar. Existen aspectos como el ingreso, la escolaridad y la posesión de bienes colaterales que se relacionan directamente con tener o no una tarjeta de crédito (Castellanos y Garrido, 2010).
Uno de los factores que ha desatado e incrementado el uso de este medio es el aumento de terminales punto de venta (TPV), no así el ingreso familiar. En 2008 el número de terminales punto de venta por cada 100,000 habitantes en México ascendió a 432, situándose en la posición 52 entre 91 países (BBVA Bancomer, 2010).
Es la tendencia en muchos países que poseen un ingreso medio y alto adoptar tipos de pago electrónico, es considerada por muchas autoridades financieras como una práctica benéfica para la economía, ya que brinda menores costos de procesamiento que los pagos con papel, brindan mayor seguridad y rapidez, además de que el usuario puede tener un balance real de sus cuentas (Castellanos y Garrido, 2010).
Al cerrar el 2008 el número de tarjetas de crédito emitidas fue de 25.2 millones, lo que equivale a más de tres veces lo registrado en el año 2002 en el mismo periodo. La tarjeta de crédito además de ser un medio de pago también se convierte en un instrumento financiero que permite amortizar el gasto familiar frente a cambios en el ingreso corriente. En México el uso de este medio aún es bajo, pero se estima que con la expansión de la estructura de terminales punto de venta aumentará de manera exponencial (Castellanos y Garrido, 2010).
Según Luis Pazos, Director de la Comisión Nacional para la Defensa y Protección de los usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF), 30% de los mexicanos carece de cultura financiera ya que gastan más de lo que perciben en determinado tiempo; y 75% no sabe utilizar la tarjeta de crédito. En México se carece hasta de principios básicos para pagar lo que se debe (Alto Nivel, 2010).
38% de los mexicanos concibe al ahorro como el hecho de guardar dinero, asociándolo principalmente a poder contar con él para determinadas emergencias. 26% de los padres trata de transmitir a sus hijos mediante el ejemplo la cultura del ahorro, pero en realidad sólo 1% de los niños posee una cuenta bancaria para este fin. 80% prefiere manejar su dinero en efectivo, que va íntimamente ligado a la escolaridad: “Entre menor escolaridad, mayor preferencia al uso de efectivo; a mayor escolaridad aumenta la preferencia por tarjetas de crédito, debito o cheques” (UNAM, 2010).
La llamada cultura del no pago o el fraude han aumentado de manera alarmante en los últimos años y dañando por igual tanto a micro empresas como a grandes firmas que comercializan mediante el crédito. Empresas cuyo funcionamiento es crediticio y que no indagan de manera correcta la capacidad de sus clientes para hacer frente al compromiso que adquirirán (Villareal., 2006).
México no era así hace unos años, pero con las crisis que ha sufrido, como la de 1995, donde millones perdieron todo lo que tenían, fue que la gente comenzó a justificarse para no pagar, en parte por los elevados intereses que se cobraban. Hoy en día, esta práctica permanece y urge fomentar la cultura del pago, pues es una de las principales causas de que muchas empresas lleguen a la quiebra (Villareal, 2006).
CONCLUSIONES
A partir de lo expuesto en este trabajo podemos asegurar que hoy no se puede concebir ni la empresa ni su correcta administración sin la figura del administrador, sea cual sea la denominación bajo la que se le identifique, gerente, administrador, contralor, gestor, administrador financiero. Dicha figura garantiza la integración y coordinación de todos los recursos con que se cuenta: humanos, financieros y materiales con la finalidad de alcanzar todos aquellos objetivos que se hayan establecido. Manteniendo en todo momento estrategias y acciones encaminadas a una tesorería sana, considerada el corazón de toda organización.
Sin importar si se trata de una micro, mediana o macro empresa, la cartera vencida es la principal causa de quiebra y posterior desaparición ya que afecta directamente al flujo de efectivo, lo que impide hacer frente a las obligaciones inmediatas, además de generar gastos por concepto de cuentas incobrables que solamente una empresa con enormes márgenes de utilidades podría soportar.
La prevención de este cáncer empresarial que representa la cartera vencida y las cuentas incobrables empieza incluso antes de iniciar la venta, contando con políticas establecidas que permitan evaluar los tipos de cliente, su capacidad para cubrir sus obligaciones, sus historiales crediticios y así determinar si son sujetos de crédito.
Contar con estrategias bien definidas encausadas a la recuperación de la cartera permite decidir los tipos de políticas que elegiremos para este fin, ya sean aquellas donde por todos los medios intentaremos preservar al cliente sin importar su comportamiento financiero, aquella en la que perder al cliente sea visto como necesario con tal de recuperar y garantizar el flujo de efectivo o aquella en la que ni se premie al deudor ni se le exija en demasía para lograr que pague en tiempo pertinente sin perderlo. La elección de la mejor opción será definida por el tipo de empresa y su capacidad financiera.
No podemos escapar a la principal forma de financiamiento que son las compras y ventas a crédito, el negocio que lo obtiene siempre tratará de retrasar el pago para poder hacer uso por más tiempo de ese financiamiento libre de intereses, por lo que no se debe de olvidar que el deudor moroso pagará primero a quien le cobre sin vergüenza y mayor insistencia.
Es urgente cambiar la cultura financiera en México y cambiarla por una cultura de pago, antes de que más empresas vayan a la quiebra.
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