Autor: Alan Cristian Posadas Ceballos.
“La prosperidad de muchas organizaciones radica en la valía de su personal, y muchas grandes empresas sobreviven gracias a su personal mejor preparado”, Joaquín Rodríguez Valencia.
RESUMEN
Cada vez es mayor la necesidad de procedimientos y manuales en las empresas, principalmente en aquellas que aspiran a trascender en el tiempo. Aquellas empresas que se visualizan como proveedoras de servicios o artículos para las grandes compañías deben realizar un análisis y descripción de puestos detallados para la selección idónea del personal altamente calificado, frente al reto que implica la constante rotación de personal. Sobre esto trata el presente artículo.
PALABRAS CLAVE: Puesto, análisis, empresa, descripción, organización.
INTRODUCCIÓN
Cuando se conoce a una persona normalmente un tema de conversación es su trabajo, suele mencionarse la empresa para la cual se labora y el puesto que se desempeña, esto permite identificar su grado de jerarquía y el nivel de su importancia dentro de la organización.
En este artículo, mediante una revisión conceptual se identificará la importancia de definir y analizar cada puesto de trabajo en una empresa.
DESARROLLO
Puesto
Chiavenato (2011) indica que el puesto “es un conjunto de funciones con una posición definida en la estructura organizacional, es decir en el organigrama, la posición define la relación entre un puesto y los demás”. Esto significa que según sea el puesto que se desempeñe en la organización, será la relación con las demás partes que conformen la misma, qué tipo de relación será y se describirán las funciones a realizar. Para entender a profundidad el concepto se deben tomar en cuenta las partes que componen el puesto:
• “Tarea: es una actividad individual que se atribuye a un trabajador.
• Obligación: es la actividad realizada por el ocupante de un puesto.
• Función: es el conjunto de tareas ejercidas de manera sistemática por el ocupante de un puesto” (Chiavenato, 2011).
Con lo anterior se puede entender cómo un trabajador realiza sus funciones tomando en cuenta las actividades de su puesto en el esquema de su organización. Por lo que se necesita conocer al ocupante de un puesto, al que se espera realice las tareas o funciones establecidas para dicho puesto.
Chiavenato (2011) también plantea que el puesto es “una unidad en la organización que consiste en un grupo de obligaciones y responsabilidades que lo separan y distinguen de los demás puestos. Estas obligaciones y responsabilidades pertenecen al empleado que desempeña el puesto y proporcionan los medios con los cuales los empleados contribuyen al logro de los objetivos de una organización”.
En esta definición el autor resalta que el puesto es individual e imposible de intercalar con otras funciones y responsabilidades, al momento de asignarle obligaciones y responsabilidades dentro de la organización a una persona se le asigna un puesto. Todo lo anterior influye directamente con los objetivos de la empresa.
Cada empresa busca la maximización de sus recursos, es por ello que resulta de vital importancia tener definido el puesto, el papel que desempeña en la organización y su interacción con el resto de la empresa. Chiavenato (2011) menciona que “generalmente los puestos son representados en la organización en un organigrama con dos conexiones, una superior y otra inferior, en donde la conexión que va hacia arriba representa las funciones de responsabilidad y de subordinación que posee su puesto en relación con su jefe directo y la conexión inferior representa la autoridad en términos de supervisión”.
Para la mayoría de las empresas tener un puesto bien establecido ayudará a sus trabajadores a conocer las funciones y las actividades a desempeñar. A continuación se planteará la importancia del análisis del puesto.
Análisis de puesto
Dessler y Varela Juárez (2011) definen el análisis de puesto como “el procedimiento para determinar las responsabilidades de los puestos, así como las características que deberá de tener la gente que se contratará para cubrirlos”.
El análisis de puesto es la base para muchas de las funciones del área de Recursos Humanos: capacitación, evaluación, reclutamiento y selección de personal.
El análisis de puesto es de utilidad para la descripción de puesto y no sólo para el inicio de la selección del personal, ya que debido al constante cambio en el mercado laboral, es necesario realizar un análisis y descripción de puestos con un tiempo caduco de tres años o menos; esto debido a los avances tecnológicos, a las nuevas tendencias empresariales y a la aparición de nuevos puestos y la eliminación de otros.
Chiavenato (2011) define al análisis de puesto como “el estudio de los aspectos intrínsecos del puesto de donde se puede valorar posteriormente y se clasifican para efectos de comparación”. El análisis de puesto muestra las condiciones, los requisitos intelectuales para el puesto, los requisitos físicos y las responsabilidades adquiridas en el mismo.
R. Wayne (2010) menciona como el propósito del análisis de puesto tiene como finalidad dar respuesta a seis preguntas importantes:
• “¿Qué tareas físicas y mentales lleva a cabo el empleado?
• ¿Cuándo deberá terminarse el trabajo?
• ¿Dónde deberá llevarse a cabo el trabajo?
• ¿Cómo realiza el trabajo el empleado?
• ¿Por qué se hace el trabajo?
• ¿Qué cualidades son necesarias para llevar a cabo el trabajo?”.
La importancia de obtener los conocimientos acerca de los puestos será de carácter cuantitativo y cualitativo, obtener esa información ayudará a la organización a maximizar sus recursos, minimizar sus costos y a ser más competitivos no sólo ante sus principales competidores sino para el mercado de talentos.
El análisis de puesto se basa en cuatro tipos de requisitos que se aplican a todo nivel, Chiavenato menciona los requisitos intelectuales, requisitos físicos, las responsabilidades que se adquieren y las condiciones de trabajo. Indica que los requisitos intelectuales implican:
“la capacidad de educación que [con]tenga el ocupante y … cinco tipos de factores específicos:
• Escolaridad indispensable.
• Experiencia indispensable.
• Adaptabilidad al puesto.
• Iniciativa requerida.
• Aptitudes requeridas.
Los requisitos físicos como la cantidad y la continuidad de la energía y del esfuerzo físico o intelectual que se requieren y la fatiga que ocasiona” (Chiavenato, 2001).
Las responsabilidades adquiridas son todas aquellas que conlleva el puesto como el cuidado de las herramientas o equipos así como el manejo de efectivo. Y las condiciones de trabajo describen las características del ambiente en donde se realiza el trabajo -adverso o desagradable- para que el trabajador tenga información necesaria y se adapte a sus funciones.
Para Chiavenato (2011) los objetivos primordiales del análisis de puesto “constituyen la base para el reclutamiento y selección de personal, identificación de las necesidades de capacitación, planeación de las fuerzas de trabajo[,] evaluación de puestos para fijar niveles salariales. Es decir todas las funciones de Recursos Humanos se relacionan con el análisis de puesto”. Para él, el área de Recursos Humanos no puede comenzar su trabajo dentro de la empresa sin tener un análisis y descripción de puestos. Con esta herramienta se podrá determinar el perfil del ocupante al puesto, obtener material necesario para los programas de capacitación, así como determinar, mediante una evaluación de desempeño derivada de un análisis de puesto, el nivel salarial adecuado para el trabajador.
Descripción de puesto
“La descripción de puestos trata los aspectos intrínsecos del trabajador en donde se detalla las tareas del puesto y la periodicidad de su relación, es decir, cuándo y cómo se hace” (Chiavenato, 2011). En este punto es donde se define la ubicación del puesto en el organigrama, las tareas o atribuciones, el nivel del puesto, sus subordinados y su supervisión.
La descripción de un puesto de trabajo delimita funciones, permite una división del trabajo acertada y asigna responsabilidades dentro de la organización. Todas las personas tienen diferentes conocimientos y aptitudes para desenvolverse en un cargo, con la descripción del puesto de trabajo el empleado seleccionado ya sabrá si puede desempeñarse o no a cabalidad y asimismo la empresa tendrá claras qué funciones y por tanto qué objetivos específicos se cumplen en determinado cargo, la descripción de un cargo hace parte de las herramientas para evaluar el desempeño, rendimiento de un empleado, para tener pautas en la asignación de sueldos (Nissi Group, s.f.).
Si las empresas no utilizaran descripciones del puesto de trabajo, la persona que llegue a ocuparlo tendría que perfilar dicho cargo, debería tener el suficiente conocimiento de los objetivos de la entidad y la suficiente capacitación para ubicarse en el contexto general y realmente aportar.
No sería verdaderamente transparente la contratación, sería más engorroso para el empleado ubicarse dentro de la empresa, esto da como resultado pérdida de tiempo para él, los directivos no podrían determinar fácilmente las capacitaciones necesarias dentro del tema de formación que ayudará a la empresa a desarrollarse.
Además el no especificar las funciones por cargo enmarcadas en la descripción de puesto, puede generar conflictos en el resultado de la evaluación de desempeño y al no tener claridad sobre responsabilidades es posible que se genere la repetición de tareas, por tanto también está descripción de puestos de trabajo nos ayuda a evitar sobrecostos (Duarte, 2013).
En este artículo se ha mencionado la importancia del análisis y descripción de puestos, a continuación se revisará su relación con el reclutamiento y la selección.
Reclutamiento de personal
El reclutamiento es el proceso administrativo en donde se atrae al capital humano a la organización y le mostramos las características de la empresa que le puedan interesar y atraer.
Chiavenato (2011) define el reclutamiento como “un conjunto de técnicas y procedimientos que se proponen atraer candidatos potencialmente calificados y capaces para ocupar puestos dentro de la organización”. Para él, es la forma en la que la empresa aborda al mercado de talentos, ofrece sus mejores caras y trata de atraer al talento humano mejor calificado para ocupar sus puestos vacantes.
Para el área de Recursos Humanos (RH) el reclutamiento es de vital importancia, ya que con él se cubren necesidades inmediatas y futuras de la empresa al presentarse vacantes de trabajo. Para llevarlo a cabo la empresa necesita tener claras sus necesidades de personal, respondiendo, por ejemplo, las preguntas que Chiavenato (2011) menciona:
“1. ¿Qué necesita la organización en términos de personas?
2. ¿Qué ofrece el mercado de RH?
3. ¿Qué técnicas de reclutamiento se deben emplear?”.
Para dar respuesta a estas preguntas es necesario entender las etapas del proceso de reclutamiento del mismo autor:
• “Investigación interna de las necesidades
• Investigación externa del mercado
• Definición de las técnicas de reclutamiento”.
En la investigación interna de las necesidades, la organización debe conocerlas a corto y mediano plazo, realizar una investigación de su crecimiento a futuro y de la necesidad de talento humano, este tipo de investigación deberá ser continua y realizarse en colaboración con la dirección general de la empresa.
En la fase de investigación externa del mercado la empresa deberá analizar su mercado de capital para disponer de posibles candidatos. Chiavenato (2011) menciona que la organización deberá “segmentar su mercado en clases de candidatos”, partiendo de esto se escoge el tipo de candidatos y las características que más convengan a los objetivos de la organización.
Las técnicas de reclutamiento a utilizar podrán ser internas o externas: el reclutamiento interno se basa en las trasferencias no sólo inter-departamentos sino entre unidades de negocio así como el ascenso de acuerdo a su evaluación, mediante programas de desarrollo de personal que son altamente motivadores para las empresas y para los trabajadores.
Tipos de reclutamiento
Reclutamiento interno
Trata de satisfacer necesidades dentro de la organización al buscar desarrollar a sus empleados, empleados que ha capacitado, que tienen claro el objetivo de la organización y que al ser ascendidos desarrollarán un potencial mayor al de su antiguo puesto. Además de ser más económico, es más rápido, nos presenta mayor seguridad y certeza de éxito al desarrollar un talento en el cual se ha invertido tiempo y dinero.
Reclutamiento externo
Este tipo se da al exterior de la empresa, anunciando una determinada vacante. Sus principales fuentes de reclutamiento son: periódicos, revistas, ferias de empleo, conferencias, carteles o anuncios afuera de las empresas y recomendados.
Este tipo de reclutamiento genera renovación en la empresa. Chiavenato (2011) indica que “llevar sangre nueva a la empresa” y talentosa aumenta la posibilidad de acrecentar el conocimiento, y aportará cosas distintas a la organización.
Selección de personal
Implica escoger de entre la multitud de posibles candidatos al candidato más idóneo. Para Chiavenato (2011), “La selección se basa en el análisis y descripción de puesto para tener al candidato ideal en el puesto indicado”. Es decir, se analiza el puesto, se compara con el perfil del candidato y se busca encontrar un ocupante a la medida.
Para Chiavenato (2011) “la particularidad de las personas, así como la variabilidad hace que no todas las personas reaccionen, actúen, se comporten y tengan el mismo peso, estatura, complexión y habilidades mentales para ocupar un puesto”. Con esto el autor quiere decir que no todos somos iguales y es por eso que se necesita seleccionar cuidadosamente al trabajador para la empresa, pues es como un matrimonio, se tiene que elegir bien al candidato pues no hacerlo resulta costoso por el proceso de separación.
Tipos
Existen varias técnicas o tipos de selección.
La entrevista de selección es una de las técnicas más utilizadas por las empresas tanto grandes como pequeñas, aunque se considere la más imprecisa y subjetiva. También están las pruebas o exámenes de conocimientos. Buscan, según Chiavenato (2011), “medir el grado de conocimiento o capacidad que exige el puesto”, logrando con esto eliminar a los candidatos más débiles y seleccionando a los candidatos idóneos.
De lo anterior se observa la necesidad de implementar los procesos administrativos en manuales que ayuden a minimizar costos y a cumplir con los objetivos de la empresa. La creación de manuales se basa en la importancia de mantener sus procesos de manera escrita y ser la fuente teórica que los sustenta.
Manuales
Los manuales son una herramienta del proceso organizacional que tiene como finalidad según Münch (2010) “simplificar el trabajo, optimizar funciones y recursos, que el funcionamiento de la empresa resulte sencillo”.
Mediante el proceso de organización le damos a la empresa una arquitectura y reduciremos los costos y maximizamos la productividad. Con la ayuda de los manuales asentamos de manera escrita las actividades a realizar en la organización y damos premisas a posibles fallos.
Münch menciona que los manuales son “documentos que contienen en forma sistemática, información acerca de la organización”. Algunos de los tipos de manuales por su contenido pueden ser “de políticas, departamentales, organizacionales, de procedimientos, específicos, de técnicas y de puestos” (Münch, 2010). La importancia de los manuales es que son un medio para que se observe y se respete la estructura organizacional.
Los manuales “promueven la eficiencia de los empleados, ya que indica[n] lo que debe hacerse y cómo debe hacerse” (Münch, 2010). Los manuales son una herramienta que ayuda a maximizar recursos y hace eficientes a los trabajadores.
Münch indica (2010) que “Evitan la duplicidad y la fuga de responsabilidad”, en el inicio de este artículo Chiavenato indicaba que “el puesto se deriva de la designación o delegación de responsabilidades”, es en este punto en donde se evidencia la importancia de un adecuado análisis y descripción de puestos. Aquello que será objeto de consulta, índice, contenido, introducción e instrucciones de uso del manual.
CONCLUSIONES
Dentro de los procesos administrativos cada paso se entrelaza con otros, el análisis y descripción de puestos abre la pauta para que todos los procesos administrativos puedan realizarse de manera correcta y profesional. Este artículo partió de la necesidad de promover mejores prácticas empresariales mediante el análisis de los procesos básicos que generan mejora al interior de la organización.
Con la información recabada queda clara la importancia de implementar un manual de análisis y descripción de puestos que no sólo ayudará a solucionar el problema de las empresas en materia de rotación de personal sino que ayudará a las demás áreas de la organización a obtener mejores resultados que beneficien a la empresa.
BIBLIOGRAFÍA
Arias Galicia, F. y Heredia Espinosa, V. (2009). Administración de Recursos Humanos para el alto desempeño. México: Trillas.
Chiavenato, I. (2011). Administración de Recursos Humanos: El capital humano de las organizaciones. McGraw-Hill.
Dessler, G. y Varela Juárez, R. (2011). Administración de Recursos Humanos: enfoque latinoamericano. México: Pearson.
Duarte, C. (2013). Recursos humanos. Recuperado de http://www.gerencie.com/descripciones-de-puestos-de-trabajo.html
Münch, L. (2010). Administración: Gestión Organizacional, enfoques y proceso administrativo. México: Pearson.
Nissi Group. (s.f.). Descripción de puestos. www.nissigroup.com.ar. Recuperado de http://www.nissigroup.com.ar/content/descripcion-de-puestos
R. Wayne, M. (2010). Administración de Recursos Humanos. México: Pearson.
Rodríguez Valencia, J. (2007). Administración moderna de personal. Cengage Learning.
